FIABILISATION D’APPI ET LE SECRÉTARIAT DANS L’ŒIL DU CYCLONE
I- FIABILISATION D’APPI :
Lors de la réunion inter secteurs du 5 mars 2015, la direction a sollicité les CPIP pour :
- Procéder à la revue de tous leurs dossiers, lister les erreurs sur APPI : ex : dossier toujours au nom du CPIP alors que la personne est en incident ou incarcérée (travail qui doit être effectué en amont avant affection ou en aval après remise du dossier par l’encadrement).
- Nouvelle mission dévolue aux CPIP du 93: leur bonne volonté est sollicitée pour aider les agents administratifs, pendant trois jours, à archiver les dossiers qui s’amoncellent depuis très longtemps (surtout éviter de convoquer et anticiper si vous êtes en congés).
II- ETAT DU SECRETARIAT :
Le secrétariat du SPIP93 est « découvert » depuis plusieurs années. Il est arrivé que des secteurs entiers ne disposent pas de secrétariat durant plusieurs mois. Les demandes de personnels supplémentaires ne sont pas anticipées. Ainsi les arrivées et les départs supposés pour la rentrée 2015 (à confirmer) ne seront toujours pas suffisants pour répondre aux besoins croissants du secrétariat.
Conséquences :
– Des dossiers en quantité importante se sont retrouvés par terre, dans les bureaux, les couloirs faute de place. Les salles d’archives sont surchargées par des cartons de dossiers dont la durée de conservation est dépassée.
– Des mesures LC, ARSE, STIG, TIG, PSE qui n’ont pas été affectées ou prises en charge avec des délais de fin de peine, relativement courts.
En plus de leur travail quotidien, le personnel administratif doit gérer le retard accumulé depuis plusieurs années, et découvrent à la dernière minute qu’ils doivent se rendre « volants et polyvalents »: gérer les urgences des autres secteurs, aux différents étages, assurer les remplacements, suppléer le secrétariat chargé du courrier et du standard etc.
Leurs tâches sont exponentielles et certaines relevant de la direction leur ont été confiées récemment sans consultation du comité technique (art 34, alinéa 1 du décret du 15 février 2011) : ex : réaffectation des dossiers reprise de suivi (incident ou incarcération) directement par le personnel administratif.
La majorité des personnels administratifs n’est pas formé aux fonctions et aux missions d’un secrétariat SPIP et ne maîtrisent pas toutes les procédures, ce qui les met en difficultés. De plus, la plupart des agents n’ont pas, à ce jour, de fiches de postes définissant clairement leurs tâches.
Les agents administratifs n’ont pas à subir ces défaillances organisationnelles. Cette situation délétère contribue à démotiver le personnel qui ne se sent pas reconnu dans ses fonctions multi-tâches et avec la crainte de mal faire.
Le 18/03/2015 à Pantin
Version imprimable Tract SPIP 93 Episode 1